Carta intestata per studio legale: cosa mettere e come farla

La carta intestata per studio legale è il foglio su cui scrivi lettere, pareri e comunicazioni: porta con sé nome, logo e recapiti dello studio. Per farla bene basta poco: pochi dati, ben ordinati, e spazio sufficiente per il testo.

Conta più di quanto sembri, perché è uno dei documenti che i clienti conservano. Una carta intestata fatta in casa, con il logo sgranato o i recapiti vecchi, rovina l'impressione anche quando il contenuto è ottimo.

Vediamo cosa metterci, se conviene la carta stampata o il solo modello digitale e quali errori evitare.

Cosa deve contenere la carta intestata per studio legale

L'intestazione tiene insieme gli elementi che permettono di riconoscere e contattare lo studio:

• il nome dello studio o degli avvocati, con il logo;
• l'indirizzo della sede;
• telefono, email e posta elettronica certificata (PEC);
• il sito, se c'è;
• i dati fiscali e gli altri riferimenti che servono alla tua forma di esercizio (studio individuale, associato o società).

Su quest'ultimo punto non c'è una regola valida per tutti: chiedi al tuo commercialista e al Consiglio dell'Ordine cosa va indicato nel tuo caso. Questo articolo parla di impaginazione, non di obblighi.

Per l'aspetto, poche regole fanno la differenza: intestazione compatta in alto, dati secondari in un piè di pagina discreto, margini ampi e un'area di testo che regga paragrafi lunghi, un carattere leggibile per il corpo del testo e un solo colore principale. Gli atti da depositare, poi, hanno regole di formato proprie: verificale prima di decidere margini e intestazione dei modelli per gli atti.

Carta stampata o modello digitale?

Oggi la maggior parte delle lettere nasce e resta digitale, ma la carta non è sparita.

Il modello digitale è un file con intestazione e piè di pagina già impostati. Lo usi ogni giorno per scrivere e per produrre PDF. Deve essere uno solo per tutto lo studio e deve usare caratteri disponibili su tutti i computer, altrimenti l'impaginazione cambia da una scrivania all'altra.

La carta stampata serve per la corrispondenza fisica, per le buste e per le comunicazioni in cui vuoi dare un'impressione di cura anche al tatto. Costa di più e la stampa è a parte rispetto al progetto grafico, quindi conviene ordinarne quanta ne usi davvero.

Per molti studi la soluzione migliore è un modello digitale per tutti i giorni e una piccola scorta di carta stampata per i casi in cui serve. In entrambi i casi il disegno è lo stesso: cambia solo il supporto.

Un'ultima attenzione riguarda il PDF. Quando invii una lettera, mandala in questo formato e non come file modificabile: il PDF conserva impaginazione, logo e caratteri così come li hai scelti. Anche il nome del file conta: un nome ordinato e riconoscibile fa parte dell'immagine dello studio quanto l'intestazione.

Gli errori che si vedono più spesso

• Logo sgranato. Ricavato da una foto o da un documento vecchio, si vede subito in stampa.
• Dati non aggiornati. Un numero o un indirizzo cambiati e la carta ancora in circolazione.
• Intestazione troppo grande. Mangia spazio al testo e costringe a lettere su più pagine senza motivo.
• Un modello per ogni avvocato. Cambiano caratteri, margini e colori: lo studio sembra diviso.
• Troppi colori. In bianco e nero la carta deve funzionare comunque, perché prima o poi qualcuno la fotocopia.
• Decorazioni. Cornici, filetti e bilance in filigrana distraggono e invecchiano presto.

Per lo studio d'esempio dell'avvocata Elena Moretti (nome inventato) vale la stessa regola: un solo modello, con nome dell'avvocato nel testo o nella firma e non nell'intestazione, così lo usano tutti.

Domande frequenti

Serve ancora la carta intestata stampata?

Dipende da quanta posta fisica spedisci. Se scrivi quasi solo in digitale, il modello digitale può bastare. Se invii lettere cartacee o consegni documenti a mano, una piccola scorta stampata fa un'ottima impressione e costa poco.

Conviene avere un modello per ogni avvocato?

No. Conviene un modello unico per tutto lo studio, uguale per soci e collaboratori. Il nome della persona che scrive va nel testo o nella firma, non nell'intestazione.

La carta intestata a colori va bene anche in bianco e nero?

Dovrebbe. Prima di approvare il modello, stampalo in scala di grigi e guardalo: logo e testo devono restare leggibili. Se perdi pezzi, il disegno va semplificato.

Per cominciare

Metti in fila i dati aggiornati dello studio, trova il file migliore del logo e stampa una prova su carta normale prima di ordinare la carta vera. Se vuoi un'idea dei costi di carta intestata e modelli, qui sopra trovi il preventivo istantaneo: tre domande e una cifra indicativa.