Firma email per avvocati: cosa scrivere e come impaginarla

La firma email per avvocati è la parte di immagine dello studio che i clienti vedono più spesso: finisce in fondo a ogni messaggio, ogni giorno. Per questo conviene curarla, ma senza esagerare: poche righe, ordinate e leggibili anche da telefono.

Una firma fatta bene dice chi sei, come contattarti e a quale studio appartieni. Una firma fatta male è lunga, piena di immagini che non si caricano e frasi che nessuno legge.

Vediamo cosa scrivere, come impaginarla e come tenerla uguale per tutto lo studio.

Cosa scrivere nella firma email per avvocati

Gli elementi utili sono pochi:

• nome e cognome;
• la qualifica, per esempio «Avvocato»;
• il nome dello studio;
• telefono e, se serve, l'indirizzo della sede;
• il sito dello studio;
• la posta elettronica certificata (PEC), se vuoi indicare anche quel canale e specificare quando usarlo.

Sotto, in piccolo, molti studi aggiungono un avviso di riservatezza. Il testo di quell'avviso va concordato con chi segue gli aspetti legali e di privacy dello studio: qui non diamo formule, perché non è un tema da copiare da un esempio. Dal punto di vista grafico basta che sia breve e in un colore più chiaro del resto, così non pesa sul messaggio.

Quello che non serve: citazioni, frasi motivazionali, slogan, elenchi di materie, banner. Una firma di studio legale è un biglietto da visita, non una vetrina. Anche per questo conviene tenerla informativa: niente aggettivi che promettono, niente inviti a «scegliere» lo studio.

Come deve essere fatta: semplice e leggibile da telefono

Molte email vengono lette da telefono, spesso in fretta, tra un impegno e l'altro. Una firma che funziona deve:

1. Stare in poche righe, in modo da non occupare più dello schermo del telefono.
2. Avere testo vero, non solo immagini. Alcuni programmi di posta bloccano le immagini: se nome e telefono sono dentro un'immagine, chi legge non li vede.
3. Usare un logo piccolo e leggero, a lato del nome o sopra le righe. Un logo enorme rallenta il messaggio e a volte finisce come allegato.
4. Avere un carattere comune, presente su tutti i dispositivi, e non troppo piccolo.
5. Usare i colori dello studio con misura: nome in colore principale, il resto in un grigio scuro.
6. Permettere di toccare telefono e sito direttamente dallo smartphone, così si chiama con un tocco.

Per lo studio d'esempio dell'avvocata Elena Moretti (nome inventato), la firma potrebbe essere questa: nome in blu notte, sotto «Avvocato · Studio Legale Moretti», poi telefono e sito in grigio, a lato un piccolo logo quadrato. Quattro righe, nessuna in più.

Prima di adottare la firma, mandati un messaggio di prova su due o tre indirizzi diversi e guardalo da computer e da telefono. Controlla che il logo si veda, che i caratteri non cambino e che nessuna riga vada a capo in modo strano. Dieci minuti di prove evitano di scoprire l'errore dopo mesi.

Una firma uguale per tutto lo studio

Il vantaggio di una firma coordinata si vede soprattutto quando lo studio ha più persone: ogni messaggio che esce sembra venire dallo stesso posto. Per ottenerlo:

• prepara un solo modello, con gli stessi caratteri, gli stessi colori e la stessa disposizione;
• cambia solo i dati personali di chi scrive;
• fornisci il modello a tutti, segreteria compresa, con le istruzioni per installarlo;
• verificalo con un paio di programmi di posta e con il telefono, prima di distribuirlo;
• aggiorna tutte le firme insieme quando cambia un dato dello studio, come un numero o un indirizzo.

Il modello deve restare sotto controllo: se ognuno lo modifica a modo suo, dopo un anno ci sono di nuovo dieci versioni diverse.

Domande frequenti

Serve il logo nella firma?

Non è obbligatorio, ma aiuta a riconoscere lo studio. Se lo metti, che sia piccolo e leggero, e che i dati importanti siano sempre scritti in testo normale accanto.

Posso mettere i collegamenti ai social?

Si può, con misura. Meglio una o due indicazioni, per esempio il profilo LinkedIn, che una fila di icone. Pensa a cosa serve davvero a chi riceve il messaggio e togli il resto.

Serve il testo di riservatezza?

Molti studi lo usano, ma il testo giusto dipende da come lavora lo studio e va concordato con chi si occupa degli aspetti legali. Questo articolo parla solo dell'aspetto grafico e non è un parere legale.

Per cominciare

Apri una email qualunque che hai inviato e guardala dal telefono: se serve scorrere per arrivare al fondo, la firma è troppo lunga. Se vuoi un'idea dei costi dell'immagine dello studio, qui sopra trovi il preventivo istantaneo: tre domande e una cifra indicativa.